sale@4dev.su
8 800 201 83 47
Обратный звонок

Внутренний и внешний документооборот застройщика: когда пора автоматизировать?

Когда штат растет, а количество сотрудников кратно растет с каждым месяцем, организация документооборота становится одной из важнейших задач. Ведь чаще всего большинство преград появляются вместе с успехами - растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то и та система, что есть (пусть изначально шаткая), начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.
Как понять, когда уже пора автоматизировать документооборот компании? Есть 3 способа узнать :
Способ 1: Самопроверка.
Ответьте на следующие вопросы:

  • Вы можете быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
  • У вас получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
  • Вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации у подрядчиков и партнеров?
  • Какой высоты стопка бумаг, что лежат на вашем столе? Она уменьшилась за эту неделю?
  • Вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?
Если минимум на 2 вопроса из 5 вы ответили «Нет», поздравляем – уже точно пора.
Способ 2: Инвентаризация.
Уже существующие проблемы - хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. 1С Документооборот может помочь в следующих случаях:

  • Из-за большого количества документов и отсутствия грамотного структурирования много времени уходит на поиск нужных.
  • Неудобно отслеживать постановку, согласование, утверждение и исполнение документов.
  • Трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки.
  • Увеличившийся поток документов приводит к потере данных, ошибкам и замедлению работы.
  • Происходит путаница с актуальностью тех или иных документов.
  • У вас нет электронного архива документов, а это усложняет задачу по поиску нужного документа.
  • Многие работники погрязли в таблицах, электронных письмах, так как нет структурированной информации в учетных ИТ-системах или же из них невозможно выгрузить данные в нужном табличном формате.
  • Более трети рабочего времени ваших сотрудников тратится на согласование вопросов, документов, контрагентов, чтобы после отразить это в ИТ-системе, которая неспособна выполнять этот функционал в автоматическом режиме.
Численность штата предприятия при этом не играет решающей роли. Как показывает практика, среднее число пользователей системы «1С:Документооборот» в компании может варьироваться от одного десятка до нескольких тысяч человек. Но без СЭД точно не обойтись предприятию, где есть минимум 2 специалиста, занятых в юридическом отделе.
Способ 3: Подготовка к росту.
Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы.

  • У вас увеличивается объем работ и одновременно с этим объем сопутствующих документов.
  • Вы начинаете формировать отделы или продолжаете их комплектовать. Там, где раньше был один продавец, появляется отдел продаж, айтишники объединяются в IT-отдел или отдел разработки, появляется потребность в дополнительных сотрудниках и т.п.
  • Вы открываете новое направление или выходите на новые рынки сбыта, что ведет за собой дополнительный поток документов и возможно новый их тип.
  • Вы планируете открыть один или несколько филиалов.
  • Появляется потребность разграничить доступ к документам согласно правам пользователей.

Преимущества внедрения 1С: Документооборота

  • Появляется прозрачность в бизнес-процессах.
    Становится легко отслеживать все этапы в деятельности организации, а работы становятся прозрачными для руководства, их легче контролировать.
  • Повышение исполнительской дисциплины.
    По статистике, 20 % полученных заданий работники не выполняют. 1С: Документооборот контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
  • Снижение трудозатрат руководителей и сотрудников.
    Сокращается время на создание, поиск, согласование документов, то есть, на рутину. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
  • Конфиденциальность информации гарантирована.
    Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с должностью и доступом.
  • Внедрять инновации и обучать новичков становится проще.
    Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
  • Развивается корпоративная культура.
    Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
А аналоги системы от 1С есть?

Да, есть, пусть и не обладающие таким же обширным функционалом. Но мы собрали список критериев, по которым стоит выбирать систему документооборота:

  • Работа с учетом отечественной законодательной базы;
  • Живая техподдержка, способная достаточно оперативно реагировать на заявки;
  • Возможность создания собственных критериев при каталогизации;
  • Автоматизация полного жизненного цикла договорных документов;
  • Автоматизация коллективной работы над документами;
  • Удобная настройка шаблонов.
Это основные моменты, без которых автоматизация документооборота в большинстве случаев просто не будет иметь смысла. Но лучше всего, перед началом выбора конкретного продукта, выписать все существующие или потенциальные проблемы, чтобы подобрать инструмент, предлагающий их решение. И в 90% случаев решение от 1С будет подходящим решением.
Подробнее о 1С Документооборот